Skip to main content

Purchase மேலாண்மை

simpleBillBook-இல் உள்ள Purchase management, vendors-இலிருந்து inventory procurement-ஐ track செய்ய, purchase orders நிர்வகிக்க மற்றும் சரியான stock records பராமரிக்க உதவுகிறது. இந்த guide purchase entries உருவாக்குதல், purchase settings configure செய்தல் மற்றும் vendor transactions நிர்வகிப்பதை விளக்குகிறது.

Purchase Management Overview​

Purchase management மூன்று முக்கிய பகுதிகளை கொண்டுள்ளது. இவை sidebar-இல் அணுகக்கூடியவை:

  • Purchase: vendors-இலிருந்து செய்யப்பட்ட உண்மையான purchases-ஐ பதிவு செய்ய
  • Purchase Order: எதிர்கால procurement-க்கான purchase orders உருவாக்க
  • Debit Note: vendors உடன் returns அல்லது adjustments கையாள

Purchase History பார்வையிடுதல்​

அனைத்து purchase records-ஐ பார்க்க:

  1. முக்கிய sidebar-இல் இருந்து Manage Purchase → Purchase என்பதற்கு செல்லவும்
  2. அனைத்து purchase transactions-களின் முழுமையான table காணப்படும்

Purchase List View படம் 1: transaction history காட்டும் purchase entries list

Purchase Table Columns:​

Transaction Details:

  • Purchase Number: தனித்துவமான identifier (உதாரணம்: PUR1, PUR2)
  • Purchase Date: purchase செய்யப்பட்ட தேதி
  • Vendor: vendor பெயர்
  • Qty: வாங்கப்பட்ட items-இன் மொத்த quantity

Financial Information:

  • Total: மொத்த purchase amount
  • Amount Paid: vendor-க்கு ஏற்கனவே செலுத்தப்பட்ட amount
  • Created By: purchase entry உருவாக்கிய user
  • Payment Status: Paid/Unpaid status

Search and Filter:​

  • Type to search: purchase number, vendor அல்லது பிற criteria மூலம் தேடவும்
  • Pagination: purchase records-இன் பல pages-களுக்கு navigate செய்யவும்
  • Date range: தேர்வு செய்யப்பட்ட date range அடிப்படையில் users data filter செய்து பார்க்கலாம்

புதிய Purchase உருவாக்குதல்​

படி 1: Purchase Creation அணுகுதல்​

purchases page-இல் இருந்து புதிய purchase உருவாக்க Create Purchase button-ஐ click செய்யவும்.

படி 2: Purchase Details நிரப்புதல்​

Purchase Creation Form படம் 2: புதிய purchase entries உருவாக்கும் form

Vendor Information:

  • Vendor: dropdown-இல் இருந்து vendor-ஐ தேர்வு செய்யவும் (required field)
  • Purchase number: settings அடிப்படையில் auto-generated (உதாரணத்தில் PUR2)
  • Vendor invoice number: optional - vendor reference number

Item Selection:

  1. purchase-இல் products சேர்க்க + Add Item button-ஐ click செய்யவும்
  2. dropdown-இல் இருந்து Product தேர்வு செய்யவும் (உதாரணம்: home theatre)
  3. ஒவ்வொரு item-க்கும் quantity, unit price மற்றும் பிற விவரங்களை உள்ளிடவும்
  4. தேவைக்கேற்ப பல items சேர்க்கவும்

Payment Information:

  • Mark as Full Paid: முழு payment செய்யப்பட்டதைக் குறிக்கும் checkbox
  • Payment Status: payment அடிப்படையில் auto-update ஆகும் (Unpaid/Paid/Partial)
  • Amount Paid: purchase செய்யும் நேரத்தில் செலுத்தப்பட்ட amount

Additional Details:

  • Notes: தேவையான குறிப்புகள் அல்லது terms சேர்க்கவும்
  • Purchase Date: தற்போதைய தேதியாக default ஆக இருக்கும் (மாற்றக்கூடியது)
  • Description: product பற்றிய தேவையான description சேர்க்கவும்

படி 3: Purchase சேமித்தல்​

அனைத்து விவரங்களையும் நிரப்பிய பிறகு, purchase entry-ஐ save செய்ய create purchase button-ஐ click செய்யவும். System:

  • inventory stock levels-ஐ update செய்யும்
  • vendor-க்கு payable entry உருவாக்கும் (unpaid என்றால்)
  • purchase number generate செய்யும்

Purchase Settings Configuration​

Purchase Settings அணுகுதல்​

purchase management section-இல் இருந்து settings-ஐ அணுகவும் (பொதுவாக gear icon அல்லது Settings menu மூலம்).

Purchase Settings படம் 3: purchase numbering மற்றும் configuration settings

Configurable Settings:​

Purchase Numbering:

  • Purchase Prefix: purchase numbers-க்கு custom prefix (default: PUR)
  • Start Number: ஆரம்ப sequence number
  • Terms and Conditions: purchase-க்கான terms and conditions உள்ளிடவும்
  • Last Used Number: system கடைசியாக generate செய்யப்பட்ட number-ஐ track செய்யும்
  • Next Purchase Number: அடுத்த auto-generated number preview

Display Settings:

  • Purchase Date Format: date display format configure செய்யவும்
  • Default Payment Terms: standard payment terms அமைக்கவும்
  • Tax Settings: default tax rates configure செய்யவும்

Settings சேமித்தல்:​

  • மாற்றங்களை apply செய்ய Save Settings button-ஐ click செய்யவும்
  • modifications-ஐ நிராகரிக்க Cancel பயன்படுத்தவும்
  • settings அனைத்து எதிர்கால purchase entries-க்கும் பொருந்தும்

Purchase Workflow: Step-by-Step​

முழுமையான Purchase Process:​

1. Purchase-க்கு முன் தயாரிப்பு:​

  • Vendors section-இல் vendors சேர்க்கப்பட்டுள்ளதா உறுதி செய்யவும்
  • products inventory-இல் உள்ளதா verify செய்யவும்
  • purchase settings configure செய்யப்பட்டுள்ளதா சரிபார்க்கவும்

2. Purchase Entry உருவாக்குதல்:​

  • ஏற்கனவே உள்ள list-இல் இருந்து vendor தேர்வு செய்யவும்
  • quantities மற்றும் prices உடன் purchased items சேர்க்கவும்
  • payment status மற்றும் terms அமைக்கவும்
  • தேவையான special notes சேர்க்கவும்

3. Purchase-க்கு பிறகான செயல்கள்:​

  • Stock Update: inventory தானாக அதிகரிக்கும்
  • Vendor Payable: amount vendor account-இல் சேர்க்கப்படும்
  • Document Generation: purchase receipt உருவாக்கப்படும்

4. Payment Processing:​

  • partial அல்லது full payments பதிவு செய்யவும்
  • payment status update செய்யவும்
  • outstanding balances track செய்யவும்

Purchase Transaction வகைகள்​

1. Standard Purchase Entry​

  • completed purchases பதிவு செய்ய
  • உடனடி stock update
  • vendor payment tracking

2. Purchase Order (Future Order)​

  • எதிர்கால delivery-க்கான orders உருவாக்க
  • உடனடி stock impact இல்லை
  • expected deliveries track செய்ய

3. Debit Note (Purchase Return)​

  • vendors-க்கு returns கையாள
  • stock levels குறைக்க
  • vendor payables adjust செய்ய

Purchase Management-க்கான சிறந்த நடைமுறைகள்​

Vendor Management:​

  1. Verified Vendors: verified மற்றும் active vendors-இலிருந்து மட்டும் purchase செய்யவும்
  2. Payment Terms: தெளிவான payment terms negotiate செய்து பதிவு செய்யவும்
  3. Documentation: vendor invoices மற்றும் correspondence பராமரிக்கவும்

Purchase Recording:​

  1. Timely Entry: purchases பெறப்பட்ட உடனே பதிவு செய்யவும்
  2. Accurate Quantities: received quantities purchase-உடன் பொருந்துகிறதா verify செய்யவும்
  3. Price Validation: prices purchase agreements-உடன் பொருந்துகிறதா உறுதி செய்யவும்
  4. Tax Compliance: சரியான tax recording மற்றும் calculations உறுதி செய்யவும்

Inventory Integration:​

  1. Stock Updates: purchase-க்கு பிறகு inventory updates verify செய்யவும்
  2. Quality Checks: stock update செய்வதற்கு முன் goods inspect செய்யவும்
  3. Barcode Generation: புதிய stock items-க்கு barcodes generate செய்யவும்

Financial Controls:​

  1. Approval Workflow: purchase approval processes implement செய்யவும்
  2. Budget Adherence: budgets-க்கு எதிராக purchases monitor செய்யவும்
  3. Payment Scheduling: cash flow optimize செய்ய payments schedule செய்யவும்

பொதுவான சூழல்கள் மற்றும் தீர்வுகள்​

Scenario 1: Partial Shipment பெறப்பட்டது​

Solution:

  1. பெறப்பட்ட items-க்கு மட்டும் purchase entry உருவாக்கவும்
  2. மீதமுள்ள items-ஐ pending ஆக note செய்யவும்
  3. மீதமுள்ள items வந்தபின் purchase update செய்யவும்

Scenario 2: Price Discrepancy​

Solution:

  1. invoiced price அடிப்படையில் purchase பதிவு செய்யவும்
  2. clarification-க்கு vendor-ஐ தொடர்பு கொள்ளவும்
  3. தேவையெனில் adjustments-க்கு debit note உருவாக்கவும்

Scenario 3: Damaged Goods பெறப்பட்டது​

Solution:

  1. damaged items-க்கு inventory update செய்ய வேண்டாம்
  2. return-க்கு debit note உருவாக்கவும்
  3. நல்ல items மட்டும் purchase entry-இல் பதிவு செய்யவும்

Scenario 4: Multiple Items உடன் Bulk Purchase​

Solution:

  1. ஒவ்வொரு product-க்கும் + Add Item பயன்படுத்தவும்
  2. தொடர்புடைய items-ஐ ஒரே purchase-இல் group செய்யவும்
  3. ஒவ்வொரு item type-க்கும் சரியான taxes apply செய்யவும்

மற்ற Modules உடன் Integration​

Inventory Management:​

  • Automatic Stock Update: purchases stock levels-ஐ அதிகரிக்கும்
  • Stock Value Calculation: average cost மற்றும் total value update செய்யப்படும்
  • Reorder Points: reorder alerts trigger செய்ய முடியும்

Vendor Management:​

  • Purchase History: ஒவ்வொரு vendor உடனான transactions-ஐ track செய்யும்
  • Payable Tracking: outstanding balances monitor செய்யும்
  • Performance Metrics: vendor reliability மற்றும் pricing பகுப்பாய்வு செய்யும்

Financial Accounting:​

  • Expense Recording: purchases expenses அல்லது inventory ஆக பதிவு செய்யப்படும்
  • Tax Reporting: input tax credits capture செய்யப்படும்
  • Cash Flow Management: outgoing payments track செய்யப்படும்

Reporting and Analytics:​

  • Purchase Reports: monthly, quarterly, annual purchase summaries
  • Vendor Analysis: vendor category அடிப்படையிலான spending
  • Inventory Valuation: purchased goods cost கணக்கீடு