கொள்முதல் ஆர்டர் மேலாண்மை

SimpleBillBook இல் கொள்முதல் ஆர்டர்கள் (POக்கள்) உண்மையான கொள்முதலுக்கு முன் விற்பனையாளர்களிடமிருந்து பொருட்கள் அல்லது சேவைகளை முறையாகக் கோர உங்களை அனுமதிக்கின்றன. இது திட்டமிடல், பட்ஜெட் மற்றும் கொள்முதல் கோரிக்கைகளின் சரியான ஆவணங்களை உறுதிப்படுத்த உதவுகிறது.

கொள்முதல் ஆர்டர்களின் மேலோட்டம்

கொள்முதல் ஆர்டர்கள் உங்கள் வணிகத்திற்கும் விற்பனையாளர்களுக்கும் இடையே முறையான ஒப்பந்தங்களாக செயல்படுகின்றன, அவை குறிப்பிடுகின்றன:

• உங்களுக்கு என்ன பொருட்கள்/சேவைகள் தேவை
• அளவுகள் மற்றும் விலைகள்
• டெலிவரி தேதிகள் மற்றும் விதிமுறைகள்
• கட்டண நிபந்தனைகள்

கொள்முதல் ஆர்டர்களைப் பார்ப்பது

அனைத்து கொள்முதல் ஆர்டர்களையும் காண:

1. பிரதான பக்கப்பட்டியிலிருந்து கொள்முதல் மேலாண்மை → கொள்முதல் ஆர்டர் செல்லவும்
2. அனைத்து கொள்முதல் ஆர்டர்களையும் அவற்றின் தற்போதைய நிலையுடன் பட்டியலிடும் அட்டவணையைக் காண்பீர்கள்

படம் 1: கொள்முதல் ஆர்டர்கள் பட்டியல் - நிலை மற்றும் விவரங்களுடன் அனைத்து POக்களையும் காட்டுகிறது

கொள்முதல் ஆர்டர் அட்டவணை நெடுவரிசைகள்:

ஆர்டர் தகவல்கள்:

• கொள்முதல் ஆர்டர்: தனித்துவ PO எண் (எ.கா., PO1000)
• ஆர்டர் தேதி: PO உருவாக்கப்பட்ட தேதி
• விற்பனையாளர்: விற்பனையாளரின் பெயர்
• அளவு: ஆர்டர் செய்யப்பட்ட பொருட்களின் மொத்த அளவு

நிதி மற்றும் டெலிவரி விவரங்கள்:

• மொத்தம்: மொத்த ஆர்டர் மதிப்பு
• டெலிவரி தேதி: எதிர்பார்க்கப்படும் டெலிவரி தேதி
• உருவாக்கியவர்: PO ஐ உருவாக்கிய பயனர்
• நிலை: தற்போதைய நிலை (வரைவு, அனுப்பப்பட்டது, ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்டது, பெறப்பட்டது, ரத்து செய்யப்பட்டது)

கிடைக்கக்கூடிய முக்கிய செயல்கள்:

• கொள்முதல் ஆர்டரை உருவாக்கு: புதிய PO ஐத் தொடங்கவும்
• அமைப்புகள்: PO எண்ணிடல் மற்றும் விதிமுறைகளை உள்ளமைக்கவும்
• தேட தட்டச்சு செய்க: இருக்கும் POக்களை வடிகட்டவும்/தேடவும்
• திருத்து/காண்க: எந்த PO ஐயும் திருத்த அல்லது விவரங்களைக் காண கிளிக் செய்யவும்

புதிய கொள்முதல் ஆர்டரை உருவாக்குதல்

படி 1: PO உருவாக்கத்தை அணுகுதல்

POக்கள் பட்டியல் பக்கத்திலிருந்து கொள்முதல் ஆர்டரை உருவாக்கு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

படி 2: கொள்முதல் ஆர்டர் விவரங்களை நிரப்புதல்

படம் 2: புதிய கொள்முதல் ஆர்டர்களை உருவாக்குவதற்கான படிவம்

தலைப்பு தகவல்கள்:

• விற்பனையாளர்*: கீழ்தோன்றும் பட்டியலிலிருந்து விற்பனையாளரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (கட்டாயம்)
• கொள்முதல் ஆர்டர் தேதி: தற்போதைய தேதியுடன் தானாக நிரப்பப்படும் (திருத்தக்கூடியது)
• டெலிவரி தேதி: விற்பனையாளரிடமிருந்து எதிர்பார்க்கப்படும் டெலிவரி தேதி
• PO எண்: அமைப்புகளின் அடிப்படையில் தானாக உருவாக்கப்படும் (எ.கா., PO 1000)
• நிலை: இயல்புநிலையாக "வரைவு" ("அனுப்பப்பட்டது" அல்லது "ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்டது" என மாற்றலாம்)

உருப்படி தேர்வு:

1. ஆர்டரில் பொருட்களைச் சேர்க்க + உருப்படியைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
2. கீழ்தோன்றும் பட்டியலிலிருந்து பொருளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
3. அளவு, அலகு விலை மற்றும் உருப்படி-குறிப்பிட்ட குறிப்புகளை உள்ளிடவும்
4. தேவைக்கேற்ப பல உருப்படிகளைச் சேர்க்கவும்

நிதிச் சுருக்கம்:

• துணை மொத்தம்: வரிக்கு முன் அனைத்து உருப்படி மதிப்புகளின் கூட்டுத்தொகை
• வரி தொகை: வரி அமைப்புகளின் அடிப்படையில் கணக்கிடப்பட்ட வரி
• மொத்த தொகை: வரிகள் உட்பட இறுதித் தொகை

படி 3: கொள்முதல் ஆர்டரைச் சேமித்தல்

• வரைவாகச் சேமி: பின்னர் திருத்துவதற்காக சேமிக்கவும்
• விற்பனையாளருக்கு அனுப்பு: அனுப்பப்பட்டதாகக் குறித்து விருப்பமாக விற்பனையாளருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பவும்
• ஒப்புதல் அளி: செயலாக்கத்திற்காக ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்டதாகக் குறிக்கவும்

கொள்முதல் ஆர்டர் செயல்கள்

கொள்முதல் ஆர்டர்கள் உருவாக்கப்பட்ட பிறகு, அவற்றில் பல்வேறு செயல்களைச் செய்யலாம்:

படம் 3: கிடைக்கக்கூடிய செயல் பொத்தான்களுடன் கூடிய கொள்முதல் ஆர்டர்கள் பட்டியல்

கிடைக்கக்கூடிய செயல்கள்

செயல்	விளக்கம்
திருத்து	கொள்முதல் ஆர்டர் விவரங்களை மாற்றியமைக்கவும் (உருப்படிகள், அளவுகள், விலைகள்)
முன்னோட்டம்	கொள்முதல் ஆர்டரின் அச்சிடத்தக்க பதிப்பைப் பார்க்கவும்
கொள்முதலாக மாற்று	பொருட்கள் பெறப்பட்டவுடன் கொள்முதல் ஆர்டரை கொள்முதல் பதிவாக மாற்றவும்
நீக்கு	கொள்முதல் ஆர்டரை கணினியிலிருந்து அகற்றவும்

எடுத்துக்காட்டு கொள்முதல் ஆர்டர்கள்

PO எண்	தேதி	விற்பனையாளர்	அளவு	மொத்தம்	டெலிவரி தேதி	நிலை
PO1001	17/02/2026	SWT எலக்ட்ரானிக்ஸ்	4	₹82,400.00	24/02/2026	அனுப்பப்பட்டது
PO1000	17/02/2026	SWT எலக்ட்ரானிக்ஸ்	2	₹51,500.00	24/02/2026	வரைவு

செயல் பணிப்பாய்வு

1. திருத்து: விற்பனையாளருக்கு அனுப்பும் முன் மாற்றங்கள் தேவைப்படும்போது பயன்படுத்தவும்
2. முன்னோட்டம்: விற்பனையாளருக்கு அனுப்பும் முன் PO விவரங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும்
3. கொள்முதலாக மாற்று: பொருட்கள் பெறப்பட்டவுடன், கொள்முதல் பதிவாக மாற்றவும்
4. நீக்கு: ரத்து செய்யப்பட்ட அல்லது நகல் POக்களை அகற்றவும்

கொள்முதல் ஆர்டர் அமைப்புகள்

PO அமைப்புகளை அணுகுதல்

கொள்முதல் ஆர்டர்கள் பக்கத்திலிருந்து, PO இயல்புநிலைகளை உள்ளமைக்க அமைப்புகள் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

படம் 4: கொள்முதல் ஆர்டர்களுக்கான உள்ளமைவு அமைப்புகள்

உள்ளமைக்கக்கூடிய அமைப்புகள்:

எண்ணிடல் முறை:

• கொள்முதல் ஆர்டர் முன்னொட்டு: தனிப்பயன் முன்னொட்டு (இயல்புநிலை: "PO")
• தொடக்க எண்*: தொடக்க வரிசை எண் (கட்டாயம்)
• கடைசியாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட எண்: கடைசியாக உருவாக்கப்பட்ட எண்ணை கணினி கண்காணிக்கிறது
• அடுத்த கொள்முதல் ஆர்டர் எண்: அடுத்த தானாக உருவாக்கப்படும் எண்ணின் முன்னோட்டம்

விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள்:

• இயல்புநிலை விதிமுறைகள்: நிலையான விதிமுறைகளை உள்ளிடுக (ஒரு வரிக்கு ஒன்று)
• கட்டண விதிமுறைகள்: இயல்புநிலை கட்டண நிபந்தனைகள்
• டெலிவரி விதிமுறைகள்: நிலையான டெலிவரி எதிர்பார்ப்புகள்

பிற அமைப்புகள்:

• இயல்புநிலை நிலை: புதிய POக்களுக்கான ஆரம்ப நிலை
• மின்னஞ்சல் வார்ப்புருக்கள்: தானியங்கி மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை உள்ளமைக்கவும்
• ஒப்புதல் பணிப்பாய்வு: ஒப்புதல் தேவைகளை அமைக்கவும்

அமைப்புகளைச் சேமித்தல்:

• மாற்றங்களைப் பயன்படுத்த அமைப்புகளைச் சேமி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
• மாற்றங்களை நிராகரிக்க ரத்து என்பதைப் பயன்படுத்தவும்
• அமைப்புகள் எதிர்கால கொள்முதல் ஆர்டர்கள் அனைத்தையும் பாதிக்கும்

கொள்முதல் ஆர்டர் பணிப்பாய்வு

பொதுவான PO வாழ்க்கைச் சுழற்சி:

1. வரைவு நிலை (நிலை: வரைவு)

• PO உருவாக்கப்பட்டது ஆனால் இன்னும் இறுதி செய்யப்படவில்லை
• திருத்தி மாற்றியமைக்க முடியும்
• விற்பனையாளருக்குத் தெரியாது

2. ஒப்புதல் நிலை (நிலை: அனுப்பப்பட்டது/ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்டது)

• மேற்கோள்/உறுதிப்படுத்தலுக்காக விற்பனையாளருக்கு அனுப்பப்பட்டது
• உள் ஒப்புதல்கள் தேவைப்படலாம்
• விற்பனையாளர் ஏற்கலாம் அல்லது மாற்றங்களை முன்மொழியலாம்

3. செயலாக்க நிலை (நிலை: செயலாக்கத்தில்)

• விற்பனையாளர் ஒப்புக்கொண்டு ஆர்டரை செயலாக்குகிறார்
• பொருட்கள் கப்பலுக்குத் தயாரிக்கப்படுகின்றன
• டெலிவரி திட்டமிடப்பட்டுள்ளது

4. டெலிவரி நிலை (நிலை: பகுதியாகப் பெறப்பட்டது/பெறப்பட்டது)

• விற்பனையாளரிடமிருந்து பொருட்கள் பெறப்பட்டன
• அளவு சரிபார்ப்பு செய்யப்படுகிறது
• தர சோதனைகள் நடத்தப்படுகின்றன

5. நிறைவு நிலை (நிலை: நிறைவடைந்தது/மூடப்பட்டது)

• அனைத்து பொருட்களும் பெறப்பட்டு ஏற்கப்பட்டன
• கொள்முதல் பதிவாக மாற்றப்பட்டது
• கட்டண செயலாக்கத்திற்குத் தயார்

6. ரத்து (நிலை: ரத்து செய்யப்பட்டது)

• நிறைவேற்றும் முன் ஆர்டர் ரத்து செய்யப்பட்டது
• காரணங்கள் ஆவணப்படுத்தப்பட்டன
• விற்பனையாளருக்குத் தெரிவிக்கப்பட்டது

கொள்முதல் ஆர்டர் மேலாண்மைக்கான சிறந்த நடைமுறைகள்

பயனுள்ள POக்களை உருவாக்குதல்:

1. தெளிவான விளக்கங்கள்: குறிப்பிட்ட பொருள் பெயர்கள் மற்றும் குறியீடுகளைப் பயன்படுத்தவும்
2. துல்லியமான அளவுகள்: ஆர்டர் அளவுகளை இருமுறை சரிபார்க்கவும்
3. யதார்த்தமான தேதிகள்: அடையக்கூடிய டெலிவரி காலக்கெடுவை அமைக்கவும்
4. முழுமையான தகவல்கள்: தேவையான அனைத்து விற்பனையாளர் விவரங்களையும் சேர்க்கவும்
5. விதிமுறைகள் தெளிவு: கட்டணம் மற்றும் டெலிவரி விதிமுறைகளை வெளிப்படையாகக் குறிப்பிடவும்

விற்பனையாளர் தகவல்தொடர்பு:

1. உடனடியாக அனுப்பு: ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்டவுடன் POக்களை விற்பனையாளர்களுக்கு அனுப்பவும்
2. பெறுதலை உறுதிப்படுத்து: விற்பனையாளர் PO வைப் பெற்றதை சரிபார்க்கவும்
3. பதில்களைக் கண்காணி: விற்பனையாளர் ஒப்புதல்கள் மற்றும் மேற்கோள்களைக் கண்காணிக்கவும்
4. நிலையைப் புதுப்பி: செயல்முறை முழுவதும் PO நிலையை நடப்பு நிலையில் வைத்திருக்கவும்

உள் ஒருங்கிணைப்பு:

1. பட்ஜெட் சீரமைப்பு: POக்கள் பட்ஜெட் கட்டுப்பாடுகளுக்குள் இருப்பதை உறுதிப்படுத்தவும்
2. துறை ஒப்புதல்: உள் ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுகளைப் பின்பற்றவும்
3. கையிருப்பு திட்டமிடல்: எதிர்பார்க்கப்படும் டெலிவரிகளுக்காக கையிருப்பு குழுவுடன் ஒருங்கிணைக்கவும்
4. பெறுதல் தயாரிப்பு: எதிர்பார்க்கப்படும் சரக்குகளுக்காக பெறும் துறையைத் தயார்படுத்தவும்

PO வை கொள்முதல் பதிவாக மாற்றுதல்

பொருட்கள் பெறப்படும்போது:

1. பட்டியலில் PO வைக் கண்டறியவும்
2. கொள்முதலாக மாற்று செயலைக் கிளிக் செய்யவும்
3. PO வுக்கு எதிராக பெறப்பட்ட அளவுகளை சரிபார்க்கவும்
4. கணினி தானாக கொள்முதல் பதிவை உருவாக்குகிறது
5. PO நிலை "பெறப்பட்டது" அல்லது "நிறைவடைந்தது" என புதுப்பிக்கப்படுகிறது

பகுதி ரசீதுகள்:

1. உண்மையில் பெறப்பட்ட அளவுகளைப் பதிவு செய்யவும்
2. கணினி பெறப்பட்ட பொருட்களுக்கு மட்டும் கொள்முதல் பதிவை உருவாக்குகிறது
3. PO மீதமுள்ள இருப்பைக் காட்டுகிறது
4. மீதமுள்ள பொருட்கள் வரும்போது PO வைப் புதுப்பிக்கவும்

பொதுவான காட்சிகள் மற்றும் தீர்வுகள்

காட்சி 1: PO அனுப்பிய பின் விலை மாற்றங்கள்

தீர்வு:

1. புதுப்பிக்கப்பட்ட விலைக்காக விற்பனையாளருடன் தொடர்பு கொள்ளவும்
2. குறிப்பிடத்தக்க மாற்றங்கள் இருந்தால் புதிய PO வை உருவாக்கவும்
3. அல்லது சரிசெய்யப்பட்ட விலைகளுடன் கொள்முதல் பதிவை உருவாக்கவும்
4. மாற்றங்களுக்கான காரணங்களை ஆவணப்படுத்தவும்

காட்சி 2: விற்பனையாளரால் சரியான நேரத்தில் டெலிவரி செய்ய முடியவில்லை

தீர்வு:

1. புதிய டெலிவரி தேதியுடன் PO வைப் புதுப்பிக்கவும்
2. முடிந்தால் பகுதி சரக்குகளைக் கருத்தில் கொள்ளவும்
3. அவசரத் தேவைகளுக்கு மாற்று விற்பனையாளர்களை மதிப்பீடு செய்யவும்
4. விற்பனையாளர் செயல்திறன் கண்காணிப்புக்கான தாமதங்களை ஆவணப்படுத்தவும்

காட்சி 3: பொருட்கள் குறிப்பிட்டபடி இல்லை

தீர்வு:

1. இணக்கமற்ற பொருட்களை ஏற்க வேண்டாம்
2. விளக்கத்துடன் விற்பனையாளருக்குத் திருப்பி அனுப்பவும்
3. உண்மையில் பெறப்பட்ட பொருட்களைப் பிரதிபலிக்க PO வைப் புதுப்பிக்கவும்
4. மாற்றீடு அல்லது கிரெடிட் கோரவும்

காட்சி 4: ஒரு PO வுக்கு பல சரக்குகள்

தீர்வு:

1. ஒவ்வொரு சரக்கும் வரும்போது அதைப் பெறவும்
2. கணினி பகுதி ரசீதுகளைக் கண்காணிக்கிறது
3. PO பெறப்பட்ட ஒட்டுமொத்த அளவுகளைக் காட்டுகிறது
4. அனைத்து பொருட்களும் பெறப்பட்டவுடன் இறுதி செய்யவும்

பிற தொகுதிகளுடன் ஒருங்கிணைப்பு

விற்பனையாளர் மேலாண்மை:

• PO வரலாறு: ஒவ்வொரு விற்பனையாளருடனுமான அனைத்து POக்களையும் கண்காணிக்கிறது
• செயல்திறன் அளவீடுகள்: விற்பனையாளர் டெலிவரி நம்பகத்தன்மையை பகுப்பாய்வு செய்கிறது
• செலவின பகுப்பாய்வு: விற்பனையாளர் வாரியாக கொள்முதல் முறைகளைக் கண்காணிக்கிறது

கையிருப்பு மேலாண்மை:

• எதிர்பார்க்கப்படும் கையிருப்பு: POக்கள் எதிர்கால கையிருப்பு சேர்த்தல்களைக் காட்டுகின்றன
• மறுவரிசை திட்டமிடல்: கையிருப்பு நிரப்புதலுக்கான திட்டமிடலுக்கு உதவுகிறது
• பட்ஜெட் முன்கணிப்பு: கையிருப்பு பட்ஜெட் திட்டமிடலுக்கு உதவுகிறது

நிதி திட்டமிடல்:

• உறுதிமொழி கண்காணிப்பு: POக்கள் எதிர்கால நிதி உறுதிமொழிகளை பிரதிநிதித்துவப்படுத்துகின்றன
• பணப்பாய்வு முன்கணிப்பு: எதிர்கால கட்டணங்களை முன்கணிக்க உதவுகிறது
• பட்ஜெட் கட்டுப்பாடு: திட்டமிடப்பட்ட கொள்முதல்கள் vs உண்மையானவற்றைக் கண்காணிக்கிறது

கொள்முதல் மேலாண்மை:

• தடையற்ற மாற்றம்: POக்கள் பெறப்பட்டவுடன் கொள்முதல் பதிவுகளாக மாற்றப்படுகின்றன
• ஆவணத் தடம்: முழுமையான கொள்முதல் வரலாற்றைப் பராமரிக்கிறது
• மாறுபாடு பகுப்பாய்வு: PO vs உண்மையான கொள்முதல் விவரங்களை ஒப்பிடுகிறது

அறிக்கைகள் மற்றும் பகுப்பாய்வு

கிடைக்கக்கூடிய PO அறிக்கைகள்:

1. திறந்த POக்கள் அறிக்கை: இன்னும் நிறைவடையாத அனைத்து POக்கள்
2. PO vs கொள்முதல் பகுப்பாய்வு: ஆர்டர் செய்யப்பட்ட vs பெறப்பட்டவற்றை ஒப்பிடுக
3. விற்பனையாளர் செயல்திறன்: டெலிவரி சரியான நேரம் மற்றும் துல்லியம்
4. துறைசார் செலவினங்கள்: துறை அல்லது வகை வாரியாக POக்கள்
5. நிலுவை ஒப்புதல்கள்: ஒப்புதலுக்காக காத்திருக்கும் POக்கள்

கண்காணிக்க வேண்டிய முக்கிய அளவீடுகள்:

• PO சுழற்சி நேரம்: உருவாக்கத்திலிருந்து நிறைவு வரை
• விற்பனையாளர் இணக்கம்: PO விதிமுறைகளைப் பின்பற்றுதல்
• பட்ஜெட் மாறுபாடு: PO மதிப்பு vs உண்மையான கொள்முதல் செலவு
• பகுதி டெலிவரி விகிதம்: பிரிக்கப்பட்ட சரக்குகளின் அதிர்வெண்

---